Методика рационализации делопроизводства

Рационализация документооборота

Для рационализации документооборота необходима четкая регламентация маршрутов передвижения документов, утверждение согласованных правил для всех принятых процедур делопроизводства, создание благоприятных организационно-технических условий для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

К основным направлениям рационализации организации работы с документами относят:

• максимально сократить инстанции прохождения документов;
• создать свод правил внутри организации по осуществлению основных делопроизводственных процедур и технологических шагов;
• уменьшить время на выполнение делопроизводственных процедур и технологических действий;
• исключить или максимально ограничить возвратные движения документов в процессе их подготовки, регистрации и согласования;
• уменьшить численность сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Настройка организационно-управленческой структуры

Общую схему организации работы с документами необходимо настраивать в соответствии с особенностями конкретного предприятия, с учетом его организационно-управленческой структуры. Информационные потоки должны быть соответствующими организационной структуре, управленческим формам и методам, которые приняты в рассматриваемой организации.

В первую очередь принимают решение о создании центра ответственности за работу с документами – его название, статус, кадровый состав, техническое оснащение. Определяют наиболее целесообразную организационную форму работы с документами:

1. Централизованной формой предполагается концентрация всех делопроизводственных процедур в одной специализированной службе. Используют при линейно-функциональном типе организационной структуры.
2. Децентрализованной, или дифференцированной формой предполагается создание в каждом производственном подразделении собственной группы документационного обслуживания. Может быть использована при отлаживании дивизионального типа структуры.
3. Смешанной формой работы с документами предполагается выполнение части работы центральной службой, а части – структурными подразделениями.

На выбор конкретной формы влияют как особенности самого предприятия – его масштабы, производственный профиль, подчиненность, а также позиция руководителей, их приверженность той или иной управленческой философии.

Чтобы упорядочить всю работу с документацией, повысить согласованность действий сотрудников, исполнителей и руководителей, разрабатывают Положение о службе делопроизводства. В нем должны быть закреплены функции службы, права и ответственность ее руководителей и работников. Положение фиксирует организационную схему работы с документами, принимаемую для рассматриваемой организации.

С учетом возросшей самостоятельности предприятий в новых экономических условиях, Положение становится особенно значимым: руководством организации в нем излагается собственное видение проблем в делопроизводстве.

Основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами – разработанная в организации Инструкция по делопроизводству, в которой учтена специфика конкретного предприятия.

Инструкция отражает весь ход работы с документами, все приняты делопроизводственные процедуры. В приложение помещают схемы документопотоков, которые сформировались на предприятии, образцы бланков и заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных типов документов.

Проблемы современного делопроизводства

Основной проблемой российского делопроизводства выступает необходимость преодолевать противоречия между централизованным бюрократическим делопроизводством, сложившимся в прошедшие десятилетия, и новым формирующимся менеджментом, нуждающимся в оперативной, более экономичной и гибкой системе работы со служебными документами.

Разрешение этой проблемы предполагает необходимость обновить теорию и практику традиционного делопроизводства, реформировать данную сферу деятельности. Такое обновление требует больших усилий, так как делопроизводство – наиболее инерционная система, упорно сопротивляющаяся любому нововведению.

Такое обновление должно идти по следующим направлениям:

• упростить;
• демократизировать;
• децентрализовать, дифференцировать;
• персонализировать;
• информатизировать процессы делопроизводства.

Упрощение предполагает сокращение количества наименований документов, которые используются в организациях и на предприятиях, ликвидацию дублирования, фиксации второстепенной информации.

Также необходимо критически проанализировать формы применяемых документов, уменьшить их объем через отказ от отдельных разделов, пунктов и позиций.

Особым резервом выступает процесс резкого сокращения числа внутренних документов – справок, отчетов, объяснительных и докладных записок.

Демократизация делопроизводства должна быть осуществлена путем расширения прав самих предпринимателей и организаций в рассматриваемой сфере, путем передачи основной части контрольных функций структурным подразделениям. Для этого могут быть ограничены обязательные нормы делопроизводственных процедур. Обязательные стандарты должны действовать только по отношению к:

• специальным финансовым документам;
• некоторым документам по личному составу – трудовым книжкам, договорам, приказам о приеме, переводе и увольнении, личным карточкам;
• документам, отправляемым в министерства и ведомства, государственные органы власти;
• оформлению документации, направляемой на хранение в государственные архивы.

Децентрализация предполагает приближение всех основных делопроизводительных процедур к структурным подразделениям, непосредственным исполнителям и приспособление к их нуждам.

Постановка делопроизводства будет эффективной в том случае, когда на всех уровнях организационной структуры обеспечивается оперативная документационная поддержка деятельности руководителей, менеджеров и рядовых сотрудников. В отдельных случаях целесообразен отказ от создания центральной службы делопроизводства.

Персонализация предполагает возрастание персональной ответственности за работу с документами. Руководители и все квалифицированные сотрудники должны знать основы делопроизводства, активно участвовать в рассмотрении и исполнении документов и их подготовке.

Информатизация – вынужденная мера, вызванная необходимым внедрением компьютерной техники и информационных технологий в работу, с целью перейти на качественно новый уровень работы со служебной документацией. Альтернатива информатизации отсутствует.

Новой технической основой предполагается необходимость пересмотреть модель делопроизводственной деятельности, ее базовых принципов.