Внутренний аудит - это систематическая, независимая и документированная проверка объектов аудита, которая проводится с целью установления степени выполнения согласованных требований.
Международная организация по стандартизации к 2002 году подготовила стандарт ISO 19011:2002, который содержит рекомендации по аудиту систем менеджмента качества. Идентичный текст данного стандарта в 2003 году был воспроизведен в национальном стандарте РФ ГОСТ Р ИСО 19011-2003.
Планирование внутреннего аудита по стандарту ISO 19011:2002
В соответствии со стандартом ISO 19011:2002 (ГОСТ Р ИСО 19011-2003) планирование внутреннего аудита заключалось в подготовке программы аудита. Она представляет собой совокупность одного или нескольких аудитов, которые запланированы на конкретный период времени и ориентированы на достижение конкретной цели.
Статья: Подготовка, планирование и проведение внутреннего аудита по стандарту ISO 19011:2002 (ГОСТ Р ИСО 19011-2003)
Обязательным элементом программы внутреннего аудита являются ее цели. Они определяются исходя из приоритетов менеджмента предприятия, из его текущих коммерческих намерений, из требований системы менеджмента качества, из требований законодательства, нормативных документов, контрактов, потребителей, из рисков предприятия, из потребностей других заинтересованных сторон и пр.
Как показывает практика, цели программ аудита могут включать подтверждение соответствия требованиям стандарта (в целях сертификации) и контракта, получение и поддержание уверенности в возможностях поставщика, содействие совершенствованию системы менеджмента качества.
Управление программой внутреннего аудита также предполагает:
- назначение ответственных лиц, которые должны понимать принципы аудита, уметь пользоваться его инструментами и методами, обладать компетентностью аудитора;
- установление процедур по составлению графиков, обеспечению компетентности, распределению ролей и ответственности, проведению аудитов, ведению записей, мониторингу, подготовки отчетности и др.;
- обеспечение наличия необходимых финансовых ресурсов, компетентных аудиторов и технических экспертов, времени, оборудования и др.
Подготовка внутреннего аудита по стандарту ISO 19011:2002
Подготовка внутреннего аудита начинается с его инициирования. Это означает, что лица, на которых возложена ответственность за управление программой аудита, должны назначить руководителя аудиторской группы для проведения аудита. Если предполагается проведение совместного аудита, то необходимо достичь соглашения между проверяющими организациями по поводу всех ключевых вопросов проведения аудита.
Каждый отдельно взятый аудит должен быть основан на документированных целях, области и критериях:
- Цели аудита устанавливают требуемые действия и мероприятия (например, определение степени соответствия системы менеджмента качества предприятия критериям аудита - законодательным, нормативным и контрактным требованиям, оценка результативности СМК, выявление областей ее потенциального совершенствования).
- Область аудита описывает его объем и границы (месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, период времени).
- Критерии аудита включают в себя политики, процедуры, стандарты, законы, нормы, отраслевые кодексы, требования контрактов, требования системы менеджмента качества, относительно чего определяется соответствие.
Перечисленные аспекты внутреннего аудита должны быть в установленном порядке определены и согласованы заказчиком аудита и руководителем группы по аудиту.
В рамках подготовки к проведению внутреннего аудита нужно определить его выполнимость. Она зависит от наличия необходимой информации, достаточного времени и ресурсов, адекватного сотрудничества. Если проведение аудита будет признано возможным, то далее формируется группа по аудиту.
Проведение внутреннего аудита по стандарту ISO 19011:2002
Проведение внутреннего аудита состоит из двух частей. Первая часть заключается в аудите документации, а вторая часть представлена аудитом «на месте».
Аудиту подвергаются соответствующие документы СМК, записи и предыдущие отчеты по аудиту. Их анализ позволит определить соответствие системы в ее задокументированном виде критериям аудита. Если проверяемая документация признается неадекватной, то необходимо решить вопрос о продолжении аудита или о его приостановлении до устранения проблем, связанных с документацией.
Проведение аудита «на месте» начинается с проведения вводного совещания, где представляют краткий обзор предстоящей деятельности по аудиту. Сама эта деятельность заключается в сборе и проверке информации, которая относится к целям, области и критериям аудита. Информация обычно собирается посредством интервью, наблюдения за деятельностью и анализом документов.
Полученная информация оценивается по критериям аудита. По результатам данной оценки готовится соответствующее аудиторское заключение с указанием несоответствий и включением рекомендаций по улучшению.
Для того чтобы поделится с руководством и персоналом предприятия наблюдениями аудита и заключением по его результатам, проводят заключительное совещание. Зачастую именно на нем согласуется план совершения корректирующих и предупреждающих действий, которые призваны устранить существующие и потенциальные несоответствия на предприятии. Проверка завершения и результативности этих действий будет составной частью последующего внутреннего аудита.
Таким образом, предприятиям, которые руководствуются принципами менеджмента качества, международным стандартом ISO 19011:2002 и национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 19011-2003 рекомендуется регулярно проводить внутренние аудиты. Их планирование, подготовка и проведение являются важными факторами обеспечения высокой эффективности и результативности системы менеджмента качества предприятия.
