Информационная система (ИС) – это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для поиска, обработки, передачи и хранения информации.
Введение
Сегодня многие организации желают автоматизировать рабочие процессы и пользоваться электронной информацией. Сейчас сохранение, поиск и доступ к информационным данным превратились в важный компонент жизни и деятельности не только отдельного специалиста, тесно связанного с работой в области компьютерных технологий, но и обычных рядовых пользователей. Этот фактор способен помочь людям в сокращении временных, материальных и даже физических затрат, связанных с поиском, приобретением, хранением, обменом разными материальными и нематериальными ресурсами.
На складах некоторых компаний до сих пор для поиска требуемых данных по определённому товару необходимо просмотреть огромное количество папок с документами, а в случае потери данных по каким-либо причинам приходится восстанавливать информацию заново.
С развитием компьютерных технологий и программного обеспечения возникла необходимость в создании программного продукта способного уменьшить затраты и усилия людей, а главное оперативно выдать итоговые результаты необходимые работнику. И, кроме того, заменить огромные архивы на возможность структурированного хранения информации в электронном формате.
Своевременность и актуальность решения рассматриваемой проблемы подтверждается тем фактом, что основную часть своего рабочего времени заведующий складом и отдел закупок посвящают оформлению разных документов и отчетов. Информационная система призвана увеличить оперативность работы работников склада, отдела закупок, а также предоставляет возможность быстрого занесения в компьютер нужной информации и может дать развернутый ответ о каждом товаре. Она способна уменьшить работу с бумагами специалистов организации путём сохранения больших информационных объемов в базе данных, в которой можно оперативно отыскать требуемую информацию всего за несколько секунд.
Разработка информационной системы автоматизации учета выдачи товаров со складов
Склад призван выполнять следующие взаимосвязанные функции:
- Функция заказа и приема товаров.
- Функция хранения товаров.
- Функция отгрузки товаров.
Разрабатываемая информационная система предназначается для автоматизации складского учета. Она должна вести учет товаров, учёт поставщиков и сотрудников, формировать требуемую документацию и отчеты. В базе данных проектируемого программного продукта должны быть сохранены следующие данные о товарах:
- Код товара.
- Наименование товара.
- Единица измерения товара.
- Наименование группы товаров.
- Стоимость товара.
Помимо этого, в программе должны быть представлены следующие данные о поставщиках:
- Код поставщика.
- Наименование поставщика.
- Контактное лицо поставщика.
- ИНН поставщика.
- Адрес поставщика.
Также в программе должны присутствовать данные о сотрудниках в виде следующего набора данных:
- Код сотрудника.
- ФИО сотрудника.
- Занимаемая сотрудником должность.
- Дата рождения сотрудника.
- Серия паспорта сотрудника.
- Номер паспорта сотрудника.
- Адрес сотрудника.
- Номер телефона сотрудника.
- Дата приема сотрудника на работу.
В программу необходимо занести следующую информацию о складах:
- Коды складов.
- Наименования складов.
Сотрудники при помощи данной информационной системы смогут решать следующий набор задач:
- Выполнять регистрацию поставщиков.
- Осуществлять добавление и удаление данных о товарах.
- Формировать приходные и расходные накладные.
- Осуществлять учет товаров в целом.
- Выполнять просмотр отчетов о движениях товаров.
Формирование организационной структуры состоит из следующих операций:
- Формулировка целей и задач.
- Формирование состава подразделений, их ресурсного обеспечения, в том числе и численность работников.
- Выработку регламентирующих процедур, документов, положений, которые закрепляют и регулируют формы, методы, процессы, осуществляемые в организационной системе управления.
Все пункты данного процесса могут быть организованы в виде следующих крупных стадий:
- Создание общей структурной схемы всегда обладает принципиальным значением, так как при этом должны быть определены основные характеристики организации, а также направления, по которым необходимо осуществлять более детальное проектирование, как организационной структуры, так и других важнейших моментов системы, связанных со способностью обработки информации.
- Формирование состава главных подразделений и связей между ними, которое состоит в том, что необходимо предусмотреть реализацию организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно – целевым блокам, но и включая самостоятельные (базовые) подразделения аппарата управления, подразделения конкретных задач между ними и выстраивания внутриорганизационных связей. Базовые подразделения являются самостоятельными структурными единицами (отделы, сектора), на которые организационно делятся линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут обладать своей внутренней структурой.
- Регламентацией организационной структуры является разработка количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности.
Управление может рассматриваться как информационный процесс. Работа организации возможна только при наличии информации, которая необходима для выработки и принятия управленческих решений. Информация в организации способна образовать полноценные информационные потоки. Информационная структура складского учета может быть представлена в следующем виде.
Рисунок 1. Информационная структура складского учета. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
