Реализация расчетов с использованием встроенных функций Excel, приемы формирования отчетных форм

Введение

Программный продукт MS Excel является отличным инструментальным набором, который позволяет выполнять обработку и анализ больших объёмов информации и, кроме этого, даёт возможность осуществления простых вычислительных операций. Базой этого существенного набора возможностей программного приложения считается применение сеточной совокупности ячеек, в которых могут храниться числовые и текстовые данные, а также информация в виде математических формул. Для работы нужно выполнить занесение данных в ячейки и сгруппировать их в строчках и столбцах. После этого станет доступным осуществление разнообразных расчётных процедур с информацией, возможность информационной сортировки и организации фильтров, а также возможность создания таблиц и построение необходимого отображения в виде профессиональной диаграммы.

Формирование отчётных форм

Вся документация в приложении Excel именуется книгами, которые состоят из набора листов. Книга может содержать фактически неограниченное число листов. Чтобы сохранить информационные данные как отдельный файл, можно создать новую книгу. Для осуществления такой операции, необходимо выполнить следующие действия:

1. Войти на вкладку «Файл» и там выбрать команду «Создать».
2. Зайти в раздел «Доступные шаблоны» и там выбрать операцию «Новая книга».

После этого появится окно новой книги как показано на рисунке ниже.

Рисунок 1. Окно новой книги. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Занесение в книгу информационных данных осуществляется в следующем порядке:

1. Нужно сделать щелчок указателем мышки по выбранной пустой ячейке, к примеру можно выбрать ячейку А1, изображённую на рисунке выше. Номера ячеек на листе задаются как номера столбцов и строк. «А» является столбиком с номером один, а дальше нумерация идёт символами английского алфавита. Цифра один обозначает номер строчки.
2. Выполнить запись в ячейку необходимых информационных данных в числовом или текстовом формате.
3. Для перехода к заполнению очередной ячейки, нужно нажать клавишу ВВОД или ТАБ.

Реализация расчетов с использованием встроенных функций Excel

Для задания границ ячеек, над которыми нужно осуществить преобразования, следует выполнить следующие процедуры:

1. Сделать выделение указателем мышки одной или группы ячеек, для которых задаются границы.
2. Войти на главную закладку, где следует обратиться к разделу «Шрифт». Щёлкнуть мышкой по стрелке около клавиши «Границы» и выбрать требуемое стилистическое оформление границ. Ниже приведено изображение этого окна.

Рисунок 2. Окно программы. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Чтобы осуществить заливку ячеек необходимым цветом, необходимо выполнить следующие действия:

1. Осуществить выделение мышкой одной или набора ячеек, которые необходимо выкрасить в заданный цветовой фон.
2. Зайти на главную вкладку, далее в группу «Шрифт» и сделать щелчок по стрелке около кнопки «Цвет заливки». После этого в группе «Цвета темы» или «Стандартные цвета» осуществить операцию выбора необходимого цветового окраса.

Если требуется в оперативном режиме выполнить суммирование данных из заданного набора ячеек, следует применить операцию «Сумма». Она реализуется следующим образом:

1. Нужно осуществить выбор ячейки, которая расположена ниже или правее от суммируемых чисел.
2. Войти на главную вкладку и там выбрать раздел «Редактирование», в котором необходимо нажать клавишу «Авто сумма».

Далее произойдёт осуществление суммирования указанных чисел, а итоговый результат записывается в заданную раньше ячейку.

Арифметическая операция нахождения суммы заданного числового набора является только одной из множества математических функций в приложении Excel. К примеру, имеется возможность задания формул для осуществления различных действий. Для этого необходимо осуществить следующие процедуры:

1. Выбрать нужную ячейку и записать в неё знак «равно» (=). Этот символ определяет признак присутствия формулы в этой ячейке.
2. Записать в ячейку совокупность необходимых знаков операций и чисел, которые практически определяют вычислительную формулу. Когда необходимо суммировать числа, следует поставить знак плюс (+), при вычитании, соответственно, ставится минус (-). Символом операции умножения является «звездочкаа», а для исполнения операции деления следует поставить «наклонную черту» (/).

То есть, если, к примеру, записать =4+6, =4-2, =4*6 или 10/5, а затем нажать кнопку «ВВОД», то будут исполнены заданные операции. А если нажать кнопки CTRL+ВВОД, то указатель останется в этой же ячейке.

Если возникает необходимость различать различные типы чисел, то можно использовать возможность задавать некоторым группам требуемые числовые форматы. Например, можно задавать форматы «дата», «проценты», «деньги». Для задания необходимого формата информационных данных, нужно выполнить следующие действия:

1. Задать путём выделения ячейки с числами, подлежащими форматированию.
2. Войти на главную вкладку и сделать щелчок указателем мышки по стрелке, расположенной в группе «Общий».
3. Сделать выбор необходимого числового формата.

Если необходимый числовой формат отсутствует в предложенном списке, то нужно выбрать опцию «Другие числовые форматы».

Для использования всех инструментальных и операционных возможностей приложения MS Excel необходимо перевести все информационные данные в табличный формат. В табличном формате можно оперативно выполнять фильтрацию и сортировку данных. Чтобы сформировать данные в форме таблицы, нужно выполнить следующие действия:

1. Осуществить с помощью указателя мышки выделение необходимых данных. То есть, следует сделать щелчок мышкой на первой ячейке и затем выделить требуемый участок путём перетаскивания её до последней из нужных ячеек. Если необходимо осуществить выделение, используя лишь клавиатуру, то следует нажать кнопку SHIFT, а собственно выделение делать кнопками со стрелками.
2. Нажать клавишу «Экспресс-анализ», расположенную в нижнем правом углу.
3. Войти на вкладку «Таблицы» и выбрать мышкой нужный формат.