Возможности автоматизации малого бизнеса
Под автоматизацией понимают направление научно-технического прогресса, базирующееся на использовании саморегулирующих технических средств и математических методов для освобождения человека от участия в процессах, либо снижения степени этого участия и трудоемкости операций.
Задачи, которые позволяет решать автоматизация:
- снижение трудоемкости;
- повышение производительности труда;
- снижение издержек;
- оптимизация управления;
- повышение качества продукции;
- уменьшение риска возникновения ошибки;
- отстранение людей от вредных или опасных процессов.
В настоящее время автоматизация актуальна не только для крупных предприятий, но и для малого бизнеса. Если 20 лет назад ведение учета «в тетрадке» для малого бизнеса было распространенной практикой, то сегодня оно станет существенным препятствием в развитии предприятия.
Автоматизация оперативного учета дает возможность руководителю получить достоверную картину происходящего, что повышает эффективность управления ассортиментом (можно отследить, что пользуется спросом, а что нет; у чего скоро будут истекать сроки годности, а у чего есть запас), борьбы с воровством (как сотрудниками, так и посетителями), контроля расчетов с контрагентами (составление графиков платежей и их отслеживание), управления запасами и затратами.
Автоматизация малого бизнеса – необходимое условие повышения эффективности функционирования малого предприятия.
Несмотря на очевидные преимущества автоматизации малого бизнеса, многие собственники до сих пор ее не осуществляют из-за возникающей необходимости в затратах на внедрение и поддержание системы. Не последнюю роль играет и сопротивление персонала – как опасающегося усиления контроля, так и просто не желающего учиться чему-то новому.
Крайне важным при принятии решения об автоматизации является предварительный анализ выгод, которые принесет система, и затрат на ее развертывание.
Направления автоматизации малого бизнеса
Современное разнообразие программных продуктов позволяет автоматизировать различные аспекты деятельности малого бизнеса. Существуют как комплексные системы управления малым предприятием, так и автоматизирующие отдельные процессы.
Наиболее популярными, по сути, ставшие стандартом де-факто, являются программы автоматизации бухгалтерского учета и составления отчетности. На многих малых предприятиях бухгалтерский учет ведется исключительно в рамках составления необходимой для государственных органов отчетности, внутренний управленческий учет и анализ упускаются из вида, хотя они тоже успешно поддаются автоматизации и позволяют существенно повысить эффективность управления.
Автоматизация взаимоотношений с клиентами позволяет вести клиентскую базу, осуществлять рассылки и обзвон, предоставлять скидки (реализовать дисконтную программу). Особенно актуально для предприятий с длительным циклом оказания услуги (позволяет отслеживать стадии выполнения заказа), обслуживающих товары длительного пользования (например, автомобили) или с товаром или услугой, за которыми обращаются регулярно (например, парикмахерские).
Автоматизация управления персоналом позволяет не только вести учет приема на работу и увольнения (что для малых предприятий, как правило, не составляет труда и в ручном режиме в связи с небольшим числом сотрудников), но и учитывать рабочее время (как составлять графики смен, так и контролировать фактически отработанные часы).
Системы внутреннего документооборота снижают расходы на распечатку документов, улучшают контроль за выполнением задач – документы не потеряются, не останутся незамеченными или забытыми в пачке других документов. При приближении обозначенных сроков может выводиться напоминание.
