Понятие первичного документа
Первичными документами принято считать те документы, которые применяются для оформления определенных хозяйственных операций. В соответствии с бухгалтерским законодательством факты хозяйственной деятельности могут быть отражены на счетах бухгалтерского учета только на основании первичной документации.
Первичный документ бухгалтерского учета – это документальное доказательство, подтверждающее осуществление хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.
Классификация первичных документов
Существует несколько значимых критериев классификации первичных документов.
Рассмотрим основных из них:
Назначение первичных документов. В соответствии с ним первичные документы делятся на:
- распорядительные, то есть содержащие приказ о совершении какой-либо хозяйственной операции (например, приказ о направлении работника в командировку, содержащий распоряжение о выдаче ему аванса на командировочные расходы);
- оправдательные, то есть свидетельствующие о совершении хозяйственной операции и выступающие основанием для формирования бухгалтерских проводок (например, авансовый отчет, подтверждающий командировочные расходы подотчетного лица);
- документы бухгалтерского оформления, то есть документы, применяемые для оформления тех операций, по которым не существует определенных форм первичных документов (например, справка-расчет о распределении общехозяйственных расходов);
- комбинированные, то есть совмещающие функции распорядительных и оправдательных документов (например, расходный кассовый ордер, который одновременно после подписания его руководителем и главным бухгалтером является распоряжением для кассира о выдаче денежных средств, а после подписания кассиром и получателем средств – оправданием выдачи наличных денежных средств из кассы).
Содержание хозяйственной операции. В соответствии с эти критерием первичные документы делятся на:
- материальные, то есть отражающие факты наличия и движения ценностей организации – основных средств, материально-производственных запасов и т.д. (например, приходный ордер, которым оформляется поступление материалов в организацию);
- денежные, то есть отражающие факты наличия и движения денежных средств в кассе и на счетах организации в банке (например, приходный кассовый ордер, применяемый для оприходования в кассу наличных денежных средств);
- расчетные, то есть отражающие операции расчетов организации с ее контрагентами (поставщиками, покупателями, дебиторами, кредиторами) и различными органами (налоговыми органами, фондами);
Место составления документа. В зависимости от него первичные документы делятся на:
- внутренние, то есть составляемые в организации (например, расходный кассовый ордер);
- внешние, то есть поступающие в организацию со стороны (от поставщиков, покупателей и так далее) (например, счет-фактура, выставленный поставщиком).
Способ отражения хозяйственной операции. По этому показателю первичные документы делятся на:
- разовые, то есть применяемые для отражения отдельной хозяйственной операции один раз (например, платежное поручение);
- накопительные, то есть составляемые за определенный период времени на однородные операции (например, лимитно-заборная карта).
Порядок оформления документов. В зависимости от него первичные документы делятся на:
- заполненные вручную;
- оформленные с помощью специализированных автоматизированных бухгалтерских программ.
Формы первичных документов
Форма первичного документа представляет собой совокупность определенных реквизитов, расположенных в определенном порядке, формирующем структуру документа.
Различают следующие формы первичных документов.
Унифицированные формы первичной документации. Эти формы были разработаны и утверждены Государственным Комитетом статистики России в конце двадцатого века. В настоящее время (с 1 января 2013 года) применение унифицированных документов не обязательно, однако на практике большинство хозяйствующих субъектов продолжает их применение. Это обусловлено несколькими причинами:
- во-первых, унифицированные формы документации не требуют дополнительных затрат на их использование;
- во-вторых, унифицированные формы документации облегчают взаимодействие с контрагентами, зачастую тоже использующими те же формы;
- в-третьих, унифицированные формы документации реализуются практически во всех автоматизированных бухгалтерских продуктах.
В связи с необязательностью применения решение об использовании унифицированных форм необходимо закрепить в положениях учетной политики или же оформить отдельный распорядительный документ.
Альтернативой унифицированным формам первичной документации являются самостоятельно разрабатываемые организациями формы документов. Этот процесс является трудоемким и требует определенных средств, однако может применяться крупными предприятиями, если специфические особенности их деятельности требуют нестандартных форм первичной документации.
При разработке собственных форм первичных документов необходимо соблюдать принципы рациональности и полноты отражения в них хозяйственных операций, а также обеспечить наличие в них обязательных реквизитов, предусмотренных бухгалтерским законодательством (наименование и дата документа, наименование организации и так далее).
Преимуществом применения указанных форм первичной документации, как уже отмечалось, является возможность учесть в ней все специфические потребности организации, недостатком – затраты труда и времени на разработку.
Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации должны утверждаться как приложения к учетной политике или отдельным распорядительным документом.
Самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации перед их утверждением должны быть подвергнуты тщательной проверке, поскольку нехватка в них обязательных реквизитов может стать основанием для признания в бухгалтерском учете со стороны контролирующих органов.
Как промежуточный вариант могут использоваться модифицированные с учетом особенностей деятельности организации, унифицированные документы.