Документальное отражение денежных средств в кассе предприятия
Денежные средства предприятия, которые учитываются в кассе – являются наличными денежными средствами.
Наличные денежные средства – это банкноты и монеты, выпущенные центральным банком государства.
Вес операции с наличными денежными средствами в кассе организации должны оформляться первичными документами соответствующей, регламентированной формы.
Так, любое поступление денежных средств в кассу, оформляется приходным кассовым ордером (ПКО). В данном документе отражается:
- От кого получены денежные средства.
- Какая сумма поступивших денежных средств.
- Основание поступления денежных средств (оплата покупателя, на выплату заработной платы, возврат неизрасходованных средств, выданный под отчет и т.д.).
- Подписи ответственных лиц и печать организации.
ПКО имеет отрывную квитанцию, которая передается лицу, внесшему денежные средства в кассу предприятия.
При расходовании денежных средств, на каждую такую операцию составляется расходный кассовый ордер.
В данном документе отражается:
- Кому выдаются денежные средства.
- Основание для выдачи денежных средств (выплата заработной платы, выдача под отчет и на командировки и т.д.).
- Какая сумма выданных денежных средств.
- Подписи ответственных лиц и лиц, получивших денежные средства.
Все операции по приходу и расходованию денежных средств отражаются в кассовой книге, которая заполняется за каждый день, когда имели место кассовые операции в организации.
В данной книге указываются все данные по приходу и расходу денежных средств, а также корреспондирующие счета бухгалтерского учета.
Особенность вышеуказанных кассовых документов состоит в их унифицированности. Если по остальным операциям в бухгалтерском учете можно применять, собственно разработанные первичные документы (с учетом соответствия их содержания действующему законодательству), то в данном случае применяются только регламентированные Центральным банком унифицированные формы.
Также документами для отражения операций с наличными денежными средства могут быть:
- платежные ведомости на выплату заработной платы;
- авансовые отчеты подотчетных лиц;
- отчеты кассиров и т.д.
Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе организации
Для учета денежных средств в кассе предприятия используется синтетический счет 50 «Касса». По его дебету отражаются все поступления, а по кредиту – выбытие денежных средств.
Данный счет является активным и может иметь остаток только по дебету счета. Если в организации несколько касс (например, сеть магазинов, складов или филиалов), то учет денежных средств ведется аналитически по каждой кассе организации.
Например:
- 50.01 Касса подразделения №1
- 50.02 Касса подразделения №2
- 50.03 Касса подразделения №3
Учет денежных средств ведется аналитически, но для бухгалтерской отчетности, данные по кассовым операциям группируются воедино по всем кассам предприятия.
Инвентаризация денежных средств в кассе предприятия
В каждой организации, где имеют место кассовые операции в обязательном порядке осуществляется инвентаризация денежных средств. Ее периодичность, порядок и сроки проведения должны быть отражены в учетной политике предприятия.
Кроме того, существуют случаи, когда инвентаризация обязательна на законодательном уровне:
- в конце отчетного года до составления годовой отчетности;
- если произошла смена материально-ответственного лица (кассира);
- в случаях хищения или злоупотребления служебными полномочиями материально-ответственных лиц.
Инвентаризация денежных средств может быть как запланированной, так и внезапной. Как правило, внезапные инвентаризации осуществляют в случае подозрения на злоупотребление служебными полномочиями кассиров или материально-ответственных лиц.
Результаты таких проверок могут выявить ,как недостачу, так и излишек денежных средств. Излишки должны быть оприходованы, а недостачи удержаны с виновных лиц.
