Цель первичного учета
Первичный учет, как и любая другая сфера, нуждается в надлежащем правовом регулировании со стороны государства.
Основные цели учета - установить единые требования к первичному учету.
Закрепляет:
- порядок первичного учета;
- требования к первичным документам и бухгалтерским регистрам, к правилам инвентаризации;
- «отчетные» вопросы;
- порядок хранения документов;
- и так далее.
Документация в первичном учете
Большую роль в первичном учете играет документация:
- Все документы первичного учета должны быть оформлены надлежащим образом.
- Документы первичного учета можно составлять на бумажном носителе (бланки) и в виде электронного документа.
Электронный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью.
Все первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны быть правильно оформлены.
При поступлении документа в бухгалтерию, бухгалтер смотрит, а соответствует ли этот документ содержанию хозяйственной операции.
Например, в бухгалтерию принесли счет на оплату отопления. Бухгалтер обязательно просматривает документ и проводит проверку по существу. Затем бухгалтер просматривает наличие всех обязательных реквизитов документа. К ним относится – наименование организации, ИНН, КПП, расчетный счет и обслуживающий банк, наименование документа, дата, факт хозяйственной операции, сумма операции, подписи руководителя и главного бухгалтера с их расшифровкой, печать организации.
Если документ оформлен правильно, бухгалтер принимает его.
Все документы группируются по назначению и содержанию. Документы группируются в пачки.
Так, например документы по кассе подшиваются в 1 проводку. Документы по банку во 2 проводку, документы по заработной плате в 5 проводку и так далее.
На кассовых документах обязательно должны стоять штампы «Получено» и «Оплачено». В ведомостях по заработной плате должен стоять штамп «Оплачено».
Есть документы, которые обязательно должны быть заверены руководителем организации и на них должна стоять печать.
Например, перед оплатой любого счета бухгалтер должен сначала получить указание руководителя. Руководитель ставит свою подпись, печать и дату оплаты, только после этого бухгалтер делает оплату. Этот документ должен подписать и главный бухгалтер организации.
В случае их отсутствия нужно предусмотреть возможность подписания документов лицами, уполномоченными выполнять данные функции либо через оформление соответствующего приказа, либо по доверенности.
Если документы оформлены не правильно, бухгалтер отдает этот документ для дооформления.
Вся первичная документация бухгалтерского учета должна заполняться очень аккуратно. При заполнение документов можно использовать шариковую, чернильную ручку, вычислительную технику и пишущую машинку. Документ составляется тогда, когда вы планируете совершить хозяйственную операцию. В отдельных ситуациях возможно составление документа после того, как проведено операцию. Расчетные сведения отражаются цифрами и прописью.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.
За организацию ведения первичного учета отвечает руководитель и главный бухгалтер организации.
