Особенности учета в филиалах и представительствах

Понятие, правовые аспекты

Все организационные вопросы, которые касаются различных событий в хозяйственной жизни экономического субъекта (создание, реорганизация, ликвидация и пр.) регламентируются нормами гражданского права. В процессе своей деятельности хозяйствующий субъект может открывать отдельные структурные подразделения, которые отделены от него территориально. Например, они могут находиться в другом городском районе, населенном пункте, субъекте РФ или иностранном государстве.

ГК РФ выделяет 2 вида обособленных подразделений субъекта хозяйствования:

1. Филиал;
2. Представительство.

Их главное отличие состоит в предоставляемых им головной организацией полномочий. Филиал осуществляет все виды экономической деятельности либо только некоторые из них, в том числе и выполняет представительские функции. Второе из названных создается исключительно для представления интересов экономического субъекта, например, для приема претензий.

Обособленные структурные единицы, в том числе представительства и филиалы, не являются отдельными юридическими лицами. Также рассматриваемые отдельные части экономического субъекта имеют следующие правовые особенности:

1. Их деятельность ведется только от имени головной организации, наименование которой должно содержаться в их наименовании (если оно имеется).
2. Все претензии и судебные иски предъявляются к головной организации.
3. Имущество таких подразделений не является их собственностью, а только лишь используется на правах владения и пользования.
4. Инициатива создания, реструктуризации или закрытия обособленного подразделения, назначение и увольнение его руководителя и некоторых других существенных решений принадлежит головной организации.
5. Они действуют на основании положения о филиале (представительстве) юридического лица, которое их учредило.

Бухгалтерский учет

Экономический субъект, который имеет обособленные подразделения, должен соответствующим образом организовать ведение бухгалтерского учета. Головная компания разрабатывает учетную политику, которая обязательна во всех ее филиалах и представительствах. Ей необходимо предусмотреть следующие нюансы:

1. Учет во всей организации должен быть единообразным, то есть применяются одинаковые учетные процедуры, методы оценки для аналогичных объектов учета.
2. Рабочий план счетов, должен предусматривать соответствующие субсчета для учета обособленных подразделений, или использование отдельного счета 79.
3. Соблюдение графика документооборота, в том числе между обособленными подразделениями и главным офисом, должно быть четким. Иначе это значительно затрудняет учетный процесс, а также ставит под угрозу своевременное и достоверное предоставление информации в форме отчетности.
4. Организация системы расчетов является важным фактором, особенно при наличии множества филиалов или иных обособленных структур.
5. Классификация аналитических субконто, статей бюджетной классификации и прочей аналитики также должны быть единообразными для упрощения учетной работы с данными.

Особенности отражения фактов хозяйственной жизни (ФХЖ) филиала или представительства зависит, главным образом, от того, выделен ли ему отдельный баланс и расчетный счет или нет. Рассмотрим основные особенности учета в каждом из этих случаев.

Учет в филиале или представительстве без выделения обособленного баланса

В данном случае первичные документы могут вносить в учетную систему на месте либо передаваться в головную бухгалтерию. Для обособленного учета используют отдельные субсчета для каждого филиала (представительства). Как правило, такие обособленные единицы не имеют счета в банке, поэтому все расчеты производятся через головную организацию.

Учет филиала или представительства, выделенного на самостоятельный баланс

В таком случае все ФХЖ между обособленным подразделением и «головой» проходят через 79 счет. Причем бухгалтерские записи будут зеркальными.

Стоит отметить, что бухгалтерия обособленного подразделения может выводить финансовый результат, а может и нет. Это зависит от особенности деятельности в нем. Если оно является промежуточным звеном производственного процесса и передает продукт переработки другому подразделению или головной организации, то исчислять конечный результат деятельности нецелесообразно. Напротив, если такая структурная единица обладает большой самостоятельность, его деятельность отличается от деятельности «головы» и она имеет законченный характер, результат может быть подсчитан. Причем для его расчета, главная организация должна распределять свои расходы, связанные с общим управлением, между всеми своими представительствами и филиалами.

Очень важной составляющей в данном случае является организация системы расчетов. Так как обособленных единиц может быть несколько, и они могут вести расчеты с одинаковыми контрагентами. Тогда как в отчетности необходимо эти расчеты показывать свернуто, то есть по отношению к головной организации.