Виды ошибок, допускаемых в первичных документах
Заполнение первичных документов должно осуществляться аккуратно, помарок и подчисток быть не должно.
В определенных случаях, в частности, по отношению к кассовым и банковским документам, исправления не допускаются. В случае возникновения ошибки необходимо составить новый экземпляр документа.
В остальных случаях исправления в первичных документах допускаются, но только оговоренные, то есть заверенные подписями тех лиц, которые подписали документ.
В первичных документах могут быть допущены следующие ошибки:
- неправильный текст документа или сумма;
- меньшая или большая сумма по операции;
- некорректная корреспонденция счетов.
Для исправления ошибок в первичных документах применяются различные способы, каждый из которых имеет особые условия применения.
Корректурный способ
Данный способ применяется для исправления ошибок, допущенных в тексте первичного документа (описки) или сумме (например, при неправильном подсчете итогов). Суть способа состоит в то, что неправильный текст или сумма зачеркиваются, а над ними записывается правильный текст или сумма.
Важное требование: зачеркивать ошибочную запись необходимо одной чертой, так чтобы без труда можно было прочесть ранее написанное.
Если ошибка допущена в сумме, недопустимо зачеркивать только ошибочные цифры, требуется полностью зачеркнуть сумму и надписать сверху полностью правильную.
Произведенные исправления требуют подтверждающих оговорок: каждое исправление должно быть заверено подписями лиц, подписывавших ранее первичный документ. При этом на полях документа проставляется слово «Исправлено» и указывается дата исправительной записи.
Отсутствие хотя бы одной из подписей является основанием для признания исправления недействительным.
Способ дополнительной проводки
Данный способ применяется при соблюдении следующих условий:
- во-первых, корреспонденция счетов является корректной, но в проводке указана меньшая сумма;
- во-вторых, в учете требуются корректировки для определенного вида операций (например, корректировка фактической себестоимости продукции, если ее величина больше плановой себестоимости).
Рассмотрим применение данного споосба на конкретном примере.
При выдаче нескольких наименований материально-производственных запасов по одному требованию-накладной со склада в производство была допущена ошибка при определении итоговой суммы – вместо 15400 рублей было указано 14500 рублей.
В результате на счетах бухгалтерского учета операция была отражена следующим образом:
Дт 20 Кт 10 – 14500 рублей – списана стоимость израсходованных в производство материалов (в ошибочно заниженной сумме).
В первичном документе (требовании-накладной) для исправления ошибки был применен корректурный способ.
Для исправления ошибки в сумме применяется метод дополнительной проводки, для чего в учете делается запись следующего характера:
Дт 20 Кт 10 – 900 рублей (на сумму разницы между правильной и заниженной суммой) – списана разница между фактической стоимостью израсходованных в производство материалов и ошибочно отраженной суммой.
В результате выполненной записи сумма двух проводок дает правильный результат операции: 14500 + 900 = 15400 рублей.
Способ красного сторно
Данный способ применяется при соблюдении следующих условий:
- во-первых, корреспонденция счетов является некорректной;
- во-вторых, корреспонденция счетов является корректной, но в проводке указана большая сумма;
- в-третьих, в учете требуются корректировки для определенного вида операций (например, корректировка фактической себестоимости продукции, если ее величина меньше плановой себестоимости).
Исправительная запись выполняется красным цветом (или проставлением знака «минус» перед суммой операции), что является сигналом для любого пользователя бухгалтерской информации: сумму следует вычитать при подсчете итога в документе. Результатом способа «красное сторно» является полное или частичное аннулирование ошибочной записи. По этой причине применение данного способа осуществляется в комбинации со способом дополнительной проводки, когда вместо полностью аннулированной записи составляется правильная запись.
Проиллюстрируем особенности применения данного способа исправления ошибок конкретными примерами
Допустим, что при отражении на счетах бухгалтерского учета операции «Отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства» ошибочно указано вместо 3000 рублей сумма 30000 рублей, что отражено в учете записью:
Дт 20 Кт 10 – 30000 рублей – отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства.
Для исправления допущенной ошибки делается сторнировочная запись:
Дт 20 Кт 10 – «минус» 27000 рублей – сторнирована ошибочно завышенная стоимость материально-производственных запасов, отпущенных со склада на нужды основного производства.
Допустим, что при отражении на счетах бухгалтерского учета операции «Отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства на сумму 3000 рублей» ошибочно указан счет 23 «Вспомогательные производства» вместо счета 20 «Основное производство», что отражено в учете записью:
Дт 23 Кт 10 – 3000 рублей – отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства.
Для исправления допущенной ошибки делается сторнировочная запись:
Дт 23 Кт 10 – «минус» 3000 рублей – сторнирована ошибочно отнесенная на затраты вспомогательного производства стоимость материально-производственных запасов, отпущенных со склада на нужды основного производства.
После того, как ошибочная запись полностью аннулируется сторнировочной, в учете необходимо сделать дополнительную правильную проводку:
Дт 20 Кт 10 – 3000 рублей – отпущены материально-производственные запасы со склада на нужды основного производства.
Способ обратной проводки
Некоторые специалисты допускают также использование способа обратной проводки для исправления неверной корреспонденции счетов, когда в условиях предыдущего примера вместо сторнировочной записи делается обратная запись:
Дт 10 Кт 23 – 3000 руб. – отражена ошибочно отнесенная на затраты вспомогательного производства стоимость материально-производственных запасов, отпущенных со склада на нужды основного производства.
После этого опять же требуется составление правильной дополнительной проводки.
