Кассовые операции и порядок их оформления
Кассовые операции бывают двух видов: приходные и расходные.
К приходным операциям относятся поступление наличности в кассу, например получения выручки получить средства со счетов в банке , а также возврат неиспользованных подотчетным лицом сумм и так далее.
Расходные операции связанные с расходованием денежных средств из кассы. Например, выплата заработной платы работникам, выдача кассиром подотчётных и командировочных в сумме, сдача в банк наличных денежных средств и другие.
Все приходные и расходные операции, осуществляемые через кассу предприятия , должны в обязательном порядке быть задокументированы. Исключение составляют только приходные и расходные кассовые операции для индивидуальных предпринимателей, которые ведут учет своих доходов , либо доходов и расходов в соответствии с выбранный ими системой налогообложения.
Операции на предприятии должны вестись кассовым работником или кассиром. Кассир представляет собой материально-ответственное лицо. С ним заключается соответствующий договор о материальной ответственности.
Все кассовые документы можно составлять как в бумажном, так и в электронном виде. Они подписываются главным бухгалтером, бухгалтером и кассиром. Если документ имеет электронный вид, то подпись осуществляется при помощи ЭЦП. Согласно разъяснений Минфина, при подписании первичных учетных кассовых документов с помощью ЭЦП, возможно использование простой электронной подписи.
Если с документами составлен у меня в электронном виде то в этом случае у кассира появляется обязанность сверки подписей просто нет. При этом кассир в обязательном порядке снабжается образцами подписей тех лиц, которые могут подписывать кассовые документы. В том случае если ведение всех кассовых операций и составление кассовых документов осуществляется руководителем предприятия, то данные образцы подписей не оформляется.
Приходные документы кассы
Приходные кассовые операции представляют собой прием наличных денежных средств в кассу. Эти операции оформляются путем составления приходных кассовых ордеров. После того как кассиром был получен приходный кассовый ордер он обязан:
- проверить наличие подписей лиц, которые уполномочены подписывать кассовые документы ( правило действует для бумажных документов);
- проверить соответствие всех сумм, указанных в приходном ордере, а также наличие всех подтверждающих совершение той или иной операции документов;
- осуществление принятия денежных средств, их пересчета и сверки фактически принятой суммы с суммой, указанной в ордере;
- подпись приходного кассового ордера и квитанции, выдаваемой лицу, который осуществляет внесение денежных средств.
В том случае, если вносимая в кассу сумма денежных средств не соответствует фактической сумме, то кассир передает данный приходный кассовый ордер главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю для его переоформления на другую сумму. Если приходный ордер был оформлен в электронном виде, то в этом случае кассир проставляет в нём отметку о необходимости его в переоформлении.
В том случае если в кассу приходуется выручка, которая была получена при помощи использования контрольно-кассовой техники, то ПКО может быть оформлен один раз на общую сумму. Основанием служит контрольная лента либо бланки строгой отчётности онлайн-ККТ.
Расходные документы кассы
К расходным кассовым документам относятся такие документы, как расходный кассовый орде, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость.
В случае получения указанных выше документов кассир обязан:
- проверить наличие подписей лиц, которые уполномочены подписывать кассовые документы ( правило действует для бумажных документов);
- проверить наличие всех подтверждающих расходные операции документов;
- осуществить идентификацию получателя наличных денежных средств по его паспорту или другому документу, который удостоверяет его личность, в случае необходимости определить наличие доверенности;
- Подготовить и пересчитать денежные средства, выдать их непосредственно получателю, на которого был оформлен расходный кассовый ордер, который был указан в ведомости или доверенности. При этом нужно получить подпись лица в расходном кассовом ордере, а также расписаться самому.
В случае выдачи из кассы подотчетных сумм должно иметься письменное заявление подотчетного лица либо распоряжения руководителя.
Если через кассу осуществляется выплата заработной платы работникам организации,то данная операция осуществляется по ведомостям. Все невыплаченные суммы депонируются.
В том случае если операция по расходованию денежных средств из кассы осуществляется по доверенности кассиру следует проверить: соответствие указанных в расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества получателя фамилии, имени, отчеству доверителя, который указан в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном ордере фамилии, имени, отчества лица, которому было доверено получить денежные средства из кассы, данным документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной ведомости перед подписью лица, которому было доверено получить наличные денежные средства из кассы, кассир проставляет отметку "По доверенности". Сама доверенность является приложением к расходному кассовому ордеру или ведомости.
В том случае, если была оформлена только одна доверенность на получение нескольких выплат у различных организаций , то с неё делаются копии, которые должны быть заверены. Сам же оригинал доверенности должен храниться у кассира и при последней выдачи денежных средств с кассы прилагаться к ордеру или ведомости.
Кассовая книга
Все приходные и расходные операции по кассе нужно впоследсвтие оформить в кассовую книгу. Все записи в кассовую книгу осуществляется кассиром организации по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги, с данными всех кассовых документов , вывести сумму остатка наличности в кассе и проставить подпись. Затем, записи кассовой книги сверяются с данными кассовых документов непосредственно главным бухгалтером предприятия, бухгалтером или руководителем и подписываются ими же.
Контроль за ведением кассовой книги ложится на главного бухгалтера предприятия или его руководителя.
