Что такое излишки и недостачи?
Излишки и недостачи – это выявленные расхождения между сведениями бухгалтерского учета хозяйствующей единицы и фактическим наличием тех или иных активов.
Выявление излишков и недостач возможно в ходе проведения инвентаризации, которая, говоря простыми словами, представляет собой фактический пересчет товарно-материальных ценностей, материально-производственных запасов и прочих активов экономического субъекта и сравнение полученных данных со сведениями бухгалтерского учета на отчетную дату.
Как правило, инвентаризации проводится согласно утвержденного руководством экономического субъекта плана инвентаризаций, однако, в случае существенных обстоятельств (хищения, сдача активов в аренду) может быть проведена вне такого плана.
Стоит отметить, что контроль эффективности использования ресурсов хозяйствующей единицы, сохранности имущества (в т. ч. с помощью использования такого инструмента как инвентаризация) является одной из основных задач бухгалтерского учета.
Основные причины появления излишков и недостач
Как правило, расхождения в ходе осуществления инвентаризации возникают по следующим причинам:
- Неточности в приеме и выбытии активов;
- Ошибки в первичной документации и, как следствие, неверное отражение сведений на счетах бухгалтерского регистра;
- Злоупотребления своими полномочиями ответственных лиц;
- Естественная убыль;
- Прочие факторы, оказывающие влияние на результаты инвентаризации.
Как должны быть оформлены излишки и недостачи в бухгалтерском учете хозяйствующей единицы?
Важным моментом в вопросе осуществления инвентаризации является отсутствие движения товарно-материальных ценностей, материально-производственных запасов и прочих активов экономического субъекта на период проведения инвентаризационных процедур.
Результаты проведённой инвентаризации отражаются в специализированных формах – инвентаризационных описях или соответствующих актах инвентаризации. Так, например, результаты инвентаризации основных средств должны быть отражены в форме ИНВ1, товарно-материальные ценности – в форме ИНВ 3 и т.д.
Стоит отметить, что все формы первичной документации, оформляемой в рамках осуществления инвентаризации имущества, должны быть утверждены в учетной политике хозяйствующей единицы.
В случаях возникновения в ходе осуществления инвентаризации излишков и недостач в обязательном порядке должны быть оформлены сличительные ведомости по форме ИНВ-18 и ИНВ-19. В данных формам первичной отчетности отражается информация, скорректированная с учетом обнаружения ошибок в учете активов, а также информация о пересортице, т.е. перекрывающихся излишками недостач. Такие формы оформляются только при наличии расхождения фактических данных со сведениями бухгалтерского учета.
Далее все оформленные ведомости по факту окончанию процедур инвентаризации должны быть консолидированы в обобщенную форму ИНВ-26.
В случае наличия недостач, сумма таких недостач может быть отнесена:
- На затраты производства – согласно утвержденных в учетной политике хозяйствующей единицы норм естественной убыли;
- За счет выявленных виновных лиц, в случае если сумма недостач превысила нормы естественной убыли;
- К прочим расходам хозяйствующей единицы, в случае если виновные лица не были установлены или в судебном порядке был сформирован отказ о взыскании с таких лиц сумм понесенных убытков.
Решение об отнесении сумм недостач и излишков на то или иное направление принимается руководством хозяйствующей единицы.
