Нормативные положения использования транспорта для командировок с использованием личного транспорта
Работник может отправиться в командировку на своем автомобиле и на автомобиле предприятия.
Если работник организации отправляется в командировку на личном транспорте, то ему по законодательству, а именно ст. $188$ Трудового кодекса РФ, выплачивается компенсация работодателем.
Разумеется, компенсационные выплаты влияют на объем расходов организации, поэтому такие выплаты должны быть документально обоснованы и закреплены в соответствующих документах.
Размеры компенсации устанавливаются организацией самостоятельно и с работником, использующим свой личный транспорт – предприятие заключает соглашение, где указаны условия и размеры компенсации.
Тем не менее, несмотря на самостоятельно определенный размер компенсации, Налоговым кодексом РФ, а именно статьей 346.16 установлены пределы, в рамках которых может быть установлена такая компенсация.
Данная норма заключается в пределах $1200-1500$ руб. в месяц, исходя из объема двигателя используемого автомобиля. Градация сумм компенсаций определена постановлением Правительства РФ от $08.02.2002$ № $92$.
В такие лимиты компенсации включаются:
- износ автомобиля;
- технический ремонт;
- расходы на ГСМ.
- стоимость стоянки, парковки и т.п.
Кроме соглашения о компенсации расходов, заключается договор аренды автомобиля. Сумма аренды может учитываться в расходах предприятия, что влияет на налог на прибыль организации. На сумму, начисленную и выплаченную владельцу автомобиля начисляется и уплачивается НДФЛ. Сумма компенсации по расходам, связанным с использованием автомобиля, не облагается:
- НДФЛ, что регламентировано статьей $217$ Налогового кодекса РФ,
- страховыми взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, что регламентировано Федеральным законом от $24.07.2009$ № $212$-ФЗ (ред. от $29.12.2015$) «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
- страховыми взносами, что регламентировано Федеральным законом от $24.07.1998$ № $125$-ФЗ (ред. от $29.12.2015$) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
План аудиторской проверки командировок с использованием личного автомобиля
При проведении аудиторской проверки, аудитором учитываются все вышеуказанные особенности использования личного автомобиля. Руководствуясь соответствующими нормативно-правовыми документами, аудитор производит проверку наличия всех необходимых документов на наличие и правильность оформления.
Такими документами являются (Рис.1):
Рисунок 1. Документы, подтверждающие командировку работника с использованием личного автомобиля
Аудитор проверяет вышеуказанные документы и сверяет записи в бухгалтерских регистрах, отражающих операции по выплате арендной платы за использование автомобиля и выплате компенсации.
Для этого сопоставляется сумма арендной платы, обозначенная в договоре, в актах приемки-передачи и в начислениях в бухгалтерском учете (кредит счета $76.5$ «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции с дебетом счетов расходов $20, 23, 25, 26$ и т.д.).
Сверяется сумма фактически выплаченной суммы аренды и компенсации. Если расчеты производились в наличной форме денежными средствами из кассы предприятия, то проверяются движения по счетам:
Д-т 76.5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
К-т 50 «Касса».
Если расчеты производились путем перечисления на банковскую карту работника, то проверяются движения по счетам:
Д-т 76.5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
К-т 51 «Расчетные счета».
Кроме того, сумма арендной платы, начисленная и выплаченная работнику за использование его личного автомобиля должна облагается НДФЛ., что также проверяется аудитором.
Начисление НДФЛ проверяется по счетам:
Д-т 76.5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
К-т 68.1 « Расчеты по налогам НДФЛ»
Оплата НДФЛ проверяется по счетам:
Д-т 68.1 « Расчеты по налогам НДФЛ»
К-т 51 «Расчетные счета» или 50 «Касса»
Особое внимание следует обратить на то, что НДЛФ не облагается сумма компенсации.
Проверяется оформление авансового отчета на правильность составления и соответствие указанных в них сумм расходов.
План аудиторской проверки командировок с использованием автомобиля предприятия
Аудиторская проверка командировок с использованием автомобиля компании предусматривает проверку тех же документов, что и при использовании личного автомобиля работника. Исключения из документов в такой проверке будут:
- договор аренды автомобиля;
- акты приемки-передачи;
- соглашение о размере компенсации.
Остальные документы содержат такие же показатели и реквизиты. Также проверяется отнесение на расходы затраты топлива, затраты на стоянку или парковку.
