Сводная таблица
Сводной таблицей является интерактивная таблица, которая позволяет выполнять анализ данных с помощью быстрого объединения больших объемов данных и расчета итогов на их основе (рисунок 1).
Использование сводных таблиц позволяет довольно просто выполнять сложный анализ данных.
Чтобы получить различные итоги по исходным данным необходимо в созданном макете сводной таблицы выбрать значения в поле столбцов Наименование договора, Номер покупателя, поле строк Наименование товара и поле фильтра (страницы) Дата отгрузки по месяцам.
С помощью сводных таблиц можно осуществлять динамическое изменение макета для выполнения всестороннего анализа данных. При их создании возможно изменение заголовков столбцов, строк, а также полей, которые определяют страницу. Создание и быстрая модификация макета возможно посредством выбора и перетаскивания поля в рабочую область из списка полей, который раскрывается. При выполнении каждого изменения макета в сводной таблице мгновенно выполняются вычисления заново соответственно новому расположению данных.
Сводные диаграммы предназначены для того, чтобы наглядно графически представить анализируемую информацию, тем самым облегчая пользователям сравнение и выявление закономерностей и тенденций в данных (рисунок 2).
Microsoft Access предоставляет возможность открывать в режимах сводной диаграммы и сводной таблицы формы, запросы и таблицы.
Таким образом, в качестве источника записей для режима сводной диаграммы и режима сводной таблицы может выступать как таблица, так базовый источник данных для формы. Источником записей в базе данных Microsoft Access может быть инструкция SQL, запрос или таблица; в проекте Microsoft Access – инструкция SQL, представление, таблица, табличная функция или хранимая процедура.
Создание сводной таблицы
Рассмотрим создание сводных таблиц на примере базы данных Кредитный отдел, схема которой представлена на рисунке 3.
Этапы создания сводной таблицы:
-
Создание запроса на выборку с необходимыми полями (рисунок 4):
-
Проверка выполнения запроса в режиме таблицы:
-
Переход к представлению запроса в виде шаблона сводной таблицы. Для этого нужно выполнить команду Вид $\to$ Сводная таблица (рисунок 6):
-
Перетаскивание данных из окна Список полей сводной таблицы в установленные места шаблона сводной таблицы:
Важно правильно указать место, куда нужно поместить числовые данные: для данных, помещенных в область большого прямоугольника, в последствии можно получить дополнительные сведения.
-
Добавление итоговых сведений в зависимости от статуса лиц, которые взяли кредит. Для этого нужно выполнить следующие действия:
Выделить в сводной таблице поле Валюта $\to$ Сводная таблица $\to$ Итоги:
-
Чтобы добавить данные по среднему, максимальному и минимальному значениям кредитов и некоторым другим параметрам нужно выполнить следующие операции:
Сводная таблица $\to$ Автовычисления $\to$ Среднее (Максимум, Минимум,…)
-
Создание сводной диаграммы:
Раскрыть список кнопки Вид $\to$ Сводная диаграмма
