Каждой СУБД могут реализовываться свои типы объектов. К основным объектам СУБД относятся: таблицы, формы, запросы, отчеты. Остановимся более подробно на каждом из них.
Таблицы
Являются основным объектом любой БД, который хранит все имеющиеся в базе данные, а также саму структуру базы (поля, их типы и свойства). Создание таблиц начинают с выбора элемента Таблицы в окне БД. Таблицу можно создать, используя 2 режима: с помощью Мастера или в режиме Конструктора таблиц (создание таблиц вручную).
При создании таблицы необходимо задавать ключевое поле, что будет способствовать в дальнейшем организации связей между таблицами. Ключевое поле создается с помощью команды Ключевое поле контекстного меню правой кнопки мыши. По окончании создания структуры таблицы при закрытии бланка система выдаст запрос на сохранение таблицы, в ответ на который таблице дают имя, и она становится доступна в основном окне БД.
Заполняют таблицу данными в обычном порядке. Для этого курсор ввода устанавливают в нужной ячейке указателем мыши. Переход к следующей ячейке выполняется нажатием клавиши TAB. Переход к очередной записи осуществляется после внесения данных в последнюю ячейку. Ширину столбцов таблицы можно изменять путем перетаскивания их границ. Удобнее воспользоваться автоматическим форматированием столбцов «по содержимому». После заполнения таблицы данными сохранять их не нужно — все сохранится автоматически. Однако в случае редактирования макета таблицы (к примеру, изменилась ширина столбцов) СУБД выдаст запрос на подтверждение сохранения изменений.
Внесение изменений в структуру таблицы (состава полей или их свойств) выполняется в режиме Конструктора.
Создание межтабличных связей
При продуманной заранее структуре БД и намеченных связях между таблицами создать реляционные отношения между таблицами можно легко и просто. Всю необходимую работу можно выполнить в специальном окне Схема данных, открывающемся кнопкой панели инструментов или командой Сервис - Схема данных. Образованная межтабличная связь отобразится в окне Схема данных в виде линии, которая соединит 2 поля разных таблиц. Причем в соединении одна из таблиц будет главной, а другая — связанной.
С помощью этой связи можно:
- исключить вероятность удаления или изменения данных ключевого поля главной таблицы, если оно связано с какими-либо полями других таблиц;
- при удалении (или изменении) данных ключевого поля главной таблицы выполнить корректное автоматическое удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных с ним таблиц.
Формы
Являются средствами для ввода данных, предоставляющими пользователю нужные для заполнения поля. В них размещаются специальные элементы управления (списки, счетчики, флажки, переключатели и пр.) для автоматизации ввода. При выводе данных при помощи форм применяют специальные средства их оформления. Форма, как правило, повторяет внешний вид бланка, что приводит к снижению количества ошибок, упрощает работу.
С помощью форм пользователи могут вводить данные в таблицы БД без прямого доступа к самим таблицам.
Различают 2 вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, возможен комбинированный способ.
Автоформы
В отличие от таблиц и запросов, формирующихся ручным способом, формы удобнее готовить автоматизировано. Автома¬тическими в полном объеме являются средства, которые называют автоформами.
Различают 3 вида автоформ:
- «в столбец» - предназначена для отображения всех полей одной записи, удобна для ввода и редактирования данных;
- «ленточная» - используется для отображения одновременно группы записей, ее удобно использовать при оформлении вывода данных;
- табличная автоформа внешне схожа с таблицей, на которой она основана.
Автоформа, как правило, основана лишь на 1 объекте. Другие средства создания форм позволяют строить форму на основе нескольких таблиц или запросов. Если форма основана лишь на одном объекте, ее называют простой формой. Если форма основана на полях из нескольких связанных таблиц, то ее называют сложной.
Форма имеет 3 основных раздела, это области заголовка, данных и примечания. Линии между разделами можно перетаскивать по вертикали, используя мышь, что позволит изменить размеры разделов.
Разделы заголовка и примечания используются в основном для оформления. В разделе данных представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Разработчик формы может размещать в этом разделе дополнительные элементы управления, способствующие автоматизации ввода данных.
Запросы
Используются при извлечении данных из таблиц и предоставлении их в удобном для пользователя виде. С их помощью отбираются данные, сортируются и фильтруются. Кроме того, можно преобразовывать данные по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, автоматически заполнять таблицы данными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Особенностью запросов является то, что они используют данные базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу (моментальный снимок), которая представляет собой образ отобранных из базовых таблиц полей и записей. Работа с образом намного быстрее и эффективнее, чем с таблицами на жестком диске, так как время доступа к БД, хранящейся на винчестере гораздо больше времени доступа к запросам в оперативной памяти. Обновление БД также можно осуществить с помощью запросов. В базовые таблицы данные вносят в порядке поступления, т.е. они не упорядочены. Однако, используя соответствующий запрос, можно получить отсортированные и отфильтрованные данные. В запрос вносятся лишь требуемые поля из общей таблицы, поэтому просмотр результата значительно упрощается.
Виды запросов
Различают следующие виды запросов:
-
Запрос по образцу. Данный запрос разрабатывается с помощью специального языка SQL (Structured Query Language). Однако большинство операций выполняются щелчком кнопки мыши и путем перетаскивания в бланке.
-
Запрос с параметрами. Специальный тип запросов, позволяющий пользователю самому ввести условие отбора данных на этапе запуска запроса. Этот прием обеспечивает гибкость работы с БД.
-
Итоговый запрос. Выполняет вычисление по всем записям для какого-либо числового поля. В этом запросе рассчитывается сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, выбирается максимальное или минимальное значение данных в поле, исполняется любая другая итоговая функция. Подготовка итогового запроса, как и запроса на выборку, выполняется с помощью бланка запроса по образцу.
-
Перекрёстный запрос. С помощью него создаются результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц.
Данный запрос отображает результаты расчетов, выполненных по данным из одного поля таблицы. Полученные результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй в верхней строке.
-
Запросы на изменение. Данные запросы за 1 операцию вносят изменения в несколько записей. Запросы на изменения бывают 4 типов:
- На удаление – предназначен для удаления группы записей из одной или нескольких таблиц.
- На обновление записей – используется для внесения общих изменений в группу записей одной или нескольких таблиц.
- На добавление – предназначен для добавления группы записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких других таблиц.
- На создание таблиц – используется для создания новой таблицы на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.
Отчеты
Используются при выводе данных на принтер. В отчетах предусмотрены специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления для печатных документов (колонтитулы, номера страниц и др.). В отличии от других объектов СУБД используются только для вывода данных на печать, а не на экран.
Отчеты многим схожи с формами и страницами доступа к данным, однако имеют другое функциональное назначение — применяются для форматированного вывода данных на печатающее устройство, поэтому они должны учитывать параметры принтера и бумаги.
В отчетах, как и в формах, предусмотрены средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования. Средства автоматического проектирования реализуются с помощью автоотчетов (База данных - Создать - Новый отчет - Автоотчет в столбец). Также существуют «ленточные» автоотчеты.
Автоматизированное создание отчетов осуществляется с помощью Мастера отчетов, который запускается двойным щелчком по значку Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов выполняет работу в 6 этапов. С помощью него осуществляются выбор:
- базовых таблиц или запросов, на которых базируется отчет;
- полей отчета;
- полей группировки;
- полей и методов сортировки;
- формы печатного макета и стиля оформления.
В структуре готового отчета в отличии от структуры формы присутствует увеличенное количество разделов. Помимо разделов заголовка, примечания и данных в отчете могут содержаться разделы верхнего и нижнего колонтитулов. В отчете объемом более 1 страницы данные разделы необходимы для печати служебной информации (например, номеров страниц). Чем больше по объему отчет, тем важнее роль данных, выводимых на печать в этих разделах. Если для каких-либо полей отчета выполнена группировка, количество разделов отчета увеличится, так как оформление заголовков групп будет выполняться в отдельных разделах.
Редактировать структуру отчета можно в режиме Конструктора. Приемы редактирования такие же, что и у форм. Важная особенность отчетов заключается в наличии средства для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула текущего номера страницы и полного количества страниц. Эту операция выполняется в диалоговом окне Номера страниц (Вставка - Номера страниц).
