Моделирование и формализация. Печать данных с помощью отчетов

Построение отчета

Для построения отчетов в MS Access 2010 лучше всего использовать инструмент конструктор отчетов. Именно этот способ позволит верно формализовать данные для вывода на печать и создать отчет строго в соответствии с определенной формой.

Допустим, необходимо создать отчет, который соответствует форме, приведенной на рисунке.

В этом случае алгоритм построения отчета будет следующим:

1. Вначале необходимо создать запрос, который будет содержать все поля, которые понадобятся в отчете. Этот запрос будет источником записей будущего отчета.

2. На панели «Создание» выбрать инструмент «Конструктор отчетов». После этого откроется окно конструктора, состоящее из разделов

   • Верхний колонтитул;
   • Область данных;
   • Нижний колонтитул.

   Из этих разделов обязательно должен быть использован только раздел «Область данных». Именно в нем должны быть размещены, полученные из запроса данные. Колонтитулы могут использовтаься или не использоваться по желанию пользователя.

3. В окне конструктора нужно открыть контекстное меню отчета и выбрать в нем «Свойства». Контекстное меню отчета открывается щелчком правой кнопки мыши на черном квадрате, расположенном на пересечении вертикальной и горизонтальной линеек, как показано на рисунке.

   

4. В окне «Свойства отчета» найти вкладку «Данные» и в свойстве «Источник записей» выбрать из списка имя подготовленного запроса.

   

   После этого шага в отчете станут доступны поля выбранного запроса.

5. Для дальнейшей работы нам понадобятся два инструмента, расположенных на панели «Элементы управления»:

   • поле. Позволяет просматривать значения, которые находятся в полях источника записей.
   • надпись. Позволяет делать комментарии для удобства.

   Добавим в раздел «Область данных» одно поле. Пока поле не связано с полем источника записей, оно является «Свободным». Для связи поля необходимо нажать правую кнопку мыши на поле и выбрать из контекстного меню «Свойства». В разделе свойств «Данные» выбрать из выпадающего списка нужное поле источника записей.

Создание группировок

В форме, которой должен соответствовать отчет, предполагается две группировки данных. Группировка по названию поставщика и внутри нее группировка по дате доставки. Для добавления группировки нужно из контекстного меню отчета выбрать пункт «Сортировка и группировка».

В нижней части конструктора откроется панель группировок и сортировок. В ней необходимо последовательно добавить нужные группировки: по полю «Название поставщика», потом по полю «Дата поставки» .

В группировке по полю «Дата поставки» раскрыть список «Больше» и выбрать пункт «с разделом примечания».

Создание итогов

В появившемся разделе «Примечания группы ‘Дата поставки’» создать поле и установить в его свойстве «Данные» формулу =Sum ([Стоимость])

Это будет итоговое поле.

Макет отчета

Расположить поля и добавить поясняющие надписи, как показано на рисунке.

Печать отчета

Открыть отчет в режиме просмотра кнопкой «Режим» . Итогом будет отчет, готовый к выводу на печать.

Если есть необходимость, то можно скорректировать поля и ориентацию страницы отчета при помощи панели «Параметры страницы».

Для вывода на печать необходимо выбрать инструмент «Печать» в меню «Файл».